איך בוט מתאם פגישות ומנהל את היומן
שלושה אנשים, שלוש הצעות לשעה, ושרשור מיילים שלם רק כדי להחליט על פגישה של חצי שעה. בכל משרד יש מישהי שמחזיקה את היומן בראש. הידיעה הזאת שווה המון, אבל היא לא חייבת להתבזבז על משחקי פינג פונג עם שעות.
איך בוט מתאם פגישה?
בוט מתאם פגישה בארבעה צעדים: הוא בודק את היומן, מציע שניים או שלושה מועדים לפי כללים שהגדרתם מראש, מנסח הודעה עם ההצעה ומכין הזמנה. שליחה כלפי חוץ ושינוי יומן של אחרים מחכים לאישור שלכם. השיעור על יומן ותיאום פגישות הוא חלק מפרק מכירות ולקוחות בקורס גרוק בוט, והוא שימושי לכל משרד.
היתרון הגדול הוא לא המהירות אלא העקביות. אדם עמוס שוכח לפעמים שהמנכ״ל לא פנוי לפני עשר, או שיש יום שבו לא קובעים פגישות חיצוניות. בוט שקיבל את הכללים האלה בכתב לא שוכח אותם, גם ביום שישי אחר הצהריים וגם כשהמשרד עמוס. ומי שחוזרת מחופשה מגלה יומן שמתנהל לפי אותם כללים בדיוק, ולא יומן שכל אחד ניהל אחרת.
אילו כללים כדאי לכתוב לבוט?
הכללים נכתבים פעם אחת, בקובץ ידע או בכתב המינוי, ומשתמשים בהם בכל תיאום:
- שעות פעילות, וימים שבהם לא קובעים פגישות.
- משך ברירת מחדל לכל סוג פגישה: היכרות, פגישת עבודה, שיחת טלפון קצרה.
- זמן מרווח בין פגישות, כדי שאף אחד לא ירוץ מחדר לחדר.
- מי נחשב בעל עדיפות, וכמה זמן מראש צריך לבקש ממנו.
- מקום הפגישה או קישור לפגישה מקוונת, לפי סוג הפגישה.
אם משהו לא כתוב, הבוט ישאל או יציע ולא יחליט לבד. כדאי להגדיר במפורש שבמקרה של התנגשות ביומן הוא עוצר ופונה אליכם, ולא מזיז פגישה קיימת.
הבוט יכול לקחת את העבודה החוזרת, ואת ההחלטות משאירים לך
קורס וידאו בעברית, 3 עד 4 דקות לשיעור, בלי לתכנת. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם בלי הרשמה.
מי עושה מה: הבוט או מנהלת המשרד?
| שלב | הבוט | מנהלת המשרד |
|---|---|---|
| בדיקת זמינות | בודק את היומן לפי הכללים | קובעת את הכללים ומעדכנת אותם |
| הצעת מועדים | מכין שניים או שלושה מועדים | מאשרת או מתקנת |
| שליחה לצד השני | מנסח את ההודעה | מאשרת לפני שליחה |
| התנגשות או בקשה חריגה | עוצר ומדווח | מחליטה |
| פגישה רגישה או הנהלה בכירה | לא נוגע | מטפלת ישירות |
החלוקה הזאת היא אותו עיקרון כמו בכל משימה בקורס: הבוט עושה את החלק החוזר, ושער האישור שומר שהפעולות הבלתי הפיכות יישארו אצל אדם.
מה כדאי לבדוק בשבועיים הראשונים?
בהתחלה כדאי לעבור על כל הצעה לפני שהיא יוצאת. אחרי שבוע תראו אילו סוגי פגישות הבוט מטפל בהם בלי תיקונים, ואותם אפשר להשאיר לו בצורה מהירה יותר. שאר הסוגים נשארים עם אישור ידני כל עוד יש שם טעויות.
שימו לב במיוחד לאזורי זמן, לשעות סביב סוף שבוע ולפגישות חוזרות, כי שם בדרך כלל נחשפות הבעיות. כשהתיאום עובד, הוא מתחבר טבעי לסיכומי פגישות, וזה מה שבוט שמסכם פגישות מוסיף לשרשרת. ומי שרוצה להתחיל ממשהו קטן יותר יכול לקרוא איך בוחרים משימה ראשונה לבוט.
שאלות נפוצות
האם הבוט שולח הזמנות בעצמו?
רק אם הגדרתם כך. ברירת המחדל המומלצת היא שהוא מכין את ההזמנה ושער האישור עוצר לפני השליחה, כי הזמנה היא פעולה שיוצאת החוצה.
מה קורה כשהצד השני מבקש לשנות את המועד?
הבוט יכול להציע מועד חלופי לפי אותם כללים. אם הבקשה חורגת ממה שהוגדר, למשל מועד מחוץ לשעות הפעילות, הוא מפנה אליכם.
האם הבוט רואה את כל הפרטים ביומן?
זה תלוי בחיבור שמגדירים. הקורס מלמד חיבורים בגישה מינימלית, כלומר לתת לבוט רק את מה שהתיאום צריך ולא יותר.
אפשר להשתמש בו גם לתיאום עם לקוחות חיצוניים?
אפשר, ובדיוק שם שער האישור הכי חשוב. כל הודעה שיוצאת מחוץ למשרד כדאי שתעבור עין אנושית לפחות בתחילת הדרך.
שלושה שיעורים בחינם, ובודקים על המשרד שלכם
קורס וידאו בעברית, 3 עד 4 דקות לשיעור, בלי לתכנת. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם בלי הרשמה.